영어 이메일 - 첫 인사 편

나는 현재 외국계(미국) 기업에서 일하고 있다. 그러다 보내 아무래도 미국 회사와 이메일을 주고받는데 영어를 당연 사용해야 하고, 업무에 대한 중요 서류 대부분이 영어로 되어 있어 영어와는 떼려야 뗄 수 없는 상황이다. 이메일 교신 시 중요한 것은 물론 메일의 내용(Body)이다. 목적에 맞는 내용을 분명하게 전달시켜야 하기 때문이다. 하지만 내용만큼 중요한 게 바로 기본적인 형식이다. 아주 친한 사이여서 구어체 또는 소셜 미디어에서 자주 볼 수 있는 약어 등을 쓸 수도 있지만 회사 업무를 위해 메일을 보내는 경우에는 해당이 되지 않는다. 

 

이번 포스팅에서는 기본적인 이메일의 일반적인 구조와, 그 중 첫인사에 주로 사용되는 표현들에 대해 간략히 알아보기로 한다.

 

 

(1) 이메일의 구조 (구성)

구분	구성 항목	설명 (간략)
1	From	보내는 사람
	To	받는 사람
	Cc	참조. 동시에 여러 사람에게 보낼 때 혹은 직접 당사자는 아니지만 연관있는 인원에게 보낼 때
	Bcc	숨은 참조. 본인 외에 누가 해당 메일을 받았는지 알 수 없다.
2	Subject	제목. 구구절절하게 길게 쓸 필요 없이, 제목만으로도 내용을 짐작할 수 있도록 쓴다.
3-1	Greeting	인사말. ~에게. 보통 'Dear + Mr. (Ms.) + 받는 사람의 성'으로 작성한다.
3-2	Body	본문. 특별한 형식은 없지만, 비즈니스 이메일은 간단 명료하게, 용건만 작성한다.
3-3	Closing	맺음말. 일반적으로 Best regards, Best wishes, Sincerely yours, Sincerely 등을 쓴다.
3-4	Signature	서명. 보내는 사람의 이름 (이니셜 등) (메일주소, 연락처, 회사명 등이 포함되기도 한다)

위의 내용은 일반적인 형태이다. 어느 정도 작은 틀에서는 얼마든지 생략, 변경이 가능하다.

 

(2) 목적에 따른 '첫 인사' 표현들

첫인사는 길고 장황하게 쓸 필요가 없다. 이메일을 목적을 명시하는 게 첫인사이기 때문에, 가능한 한 간단하고 짧으면서도 긍정적인 표현을 사용하자.

 

1. Dear Mr. Kim, (김선생님께), 어느 정도 친분이 있다면, Dear Joe, 또는 Joe 등 이름으로 대체할 수도 있다. 또한, Hello, Mr. Kim으로도 쓸 수 있다. 
2. To whom it may concern: (담당자 귀하), 거래 관계가 있는 회사에 메일을 보내는데, 그 회사의 담당자를 모를 때, 아주 가끔씩 쓰는 표현이다. 단어처럼 외워두면 좋다.
3. My name is Hong Kildong in the Quality team. (저는 품질팀의 홍길동입니다), 업무상 처음 이메일을 보내는 경우에 쓸 수 있다. 이름 외 자기의 소속도 같이 표현하면 상대방이 첫 문장과 함께 보내는 사람에 대해 파악하기가 쉽다.
4. How's your business? (하시는 일은 어떠세요?), 일에 대한 안부를 물을 때, How are you doing? (어떻게 지내세요?), How is everything with you these days? (요새 어떻게 지내고 계신지요?), I hope everything is going well for you. (모든 일이 두루 평안하시기 바랍니다)
5. Thank you for contacting me. (연락 주셔서 감사합니다), 첫인사로 자주 쓰는 표현이다. 
6. I'm so glad you had a great deal! (거래를 성사시키셨다니 다행입니다), 이메일 서두에 통상적인 안부 인사를 할 때 사용되는 표현 중의 하나.
7. This is to inform you the result of the test. (시험 결과를 알려드리기 위해 메일 드립니다), 첫 인사할 때 서두에 이메일을 쓰는 목적 등을 나타날 때 자주 사용되는 표현이다. 
8. Ms. Jesicca introduced me to you. (제시카 씨가 저를 귀하께 소개했습니다), 제삼자에게 처음 이메일을 보낼 때 사용될 수 있는 표현.
9. Mr. Park gave me your email address. (박선생님에게서 귀하의 이메일 주소를 전달받았습니다), 마찬가지로 소개를 받은 사람에게 처음 이메일을 보낼 때 사용할 수 있는 표현.

언뜻 생각하기에 첫 인사 부분이 아무렇지도 않게 느껴질 수 있지만, 의외로 영어 이메일에서 중요한 부분을 차지한다고 생각한다. 그렇다고 아주 어려운 부분이 아니기 때문에 업무에 사용될 만한 표현 몇 가지만 익혀서 자기 것으로 만들면 이후 이메일 작성 시 많은 시간이 단축될 수 있을 것이다.