영어 이메일 - 약속 및 회의 일정

이번 포스팅부터는 본격적인 업무에 대한 영어 이메일을 어떻게 작성할 것인지 알아보도록 하자. 

나의 경우, 미국에 있는 회사와 이메일을 자주 교신하는데, 예전에는 실제 방문을 통한 대면 회의 (Meeting 또는 Conference)에 대한 메일을 자주 작성했던 반면, 요즘엔 코로나 시국으로 인해 화상 전화 회의 (흔히 Conference Call) 일정 수립이 대부분이다. 하지만 두 가지 모두 공통적으로 사전에 일정 조율하고, 협의된 일정에 대해 확인하며, 중간에 변동 사항이 있으면 즉시 내용을 공유하여 수정된 일정을 재 수립하는 등의 절차는 동일하다. 

 

아래의 몇 가지 간략한 표현들을 살펴 보자.

 

1. Are you available on the 15th? (15일에 시간 괜찮으세요?), 이메일을 받는 상대방의 스케줄을 확인하는 상황에, 이 available을 쓸 수 있다. 보통 '괞찮다'라는 의미 때문에 okay라는 단어를 사용할 수 있을 것 같지만, available을 사용한다는 것을 잊지 말자. → Please let me know if you are available on March 3rd. (3월 3일에 시간 되시면 말씀해 주세요)
2. How about 3 o'clock? (3시 어떠세요?), 일정 조율할 때 사용될 수 있는 표현이다. Is 3 p.m. OK with you? 등으로도 표현할 수 있다.
3. Let me know when is convenient for you. (편한 시간이 언제인지 알려 주세요), 상대방의 의사를 정중히 물어볼 때 사용될 수 있다. Let me know when is good for you.라고 해도 된다. 시간이 오후 3시로 정해진 경우, Is today at 3 p.m. convenient for you? (오늘 오후 3시 괜찮으세요?)라고 물어도 된다. 
4. Tuesday is fine with me. (저는 화요일 괜찮습니다), 여기에서 fine을 OK / no problem / good 등으로 바꿔 써도 된다. → Yes, I can meet you at that time because I will be free. (네, 그때는 시간이 괜찮으니, 당신을 만날 수 있습니다)
5.  Three o'clock is not good for me. (3시는 안 됩니다), 이 표현도 많이 쓰지만, 더 정중히 의사 표현을 할 때 I am afraid 3 o'clock is not good for me. 에서처럼 I'm afraid~를 붙일 수도 있다. → I'm sorry but I can't make it by 5. How about an hour later? (죄송하지만 5시까지는 제가 시간을 맞출 수 없습니다. 한 시간 후는 어떠신지요?), I'm afraid I have a prior commitment on the 21th. (유감스럽게도 21일에는 제가 선약이 있습니다)
6. Could we change the time? (시간을 바꿀 수 있을까요?), 여기서 time은 '약속 시간'이라는 뜻이다. 시간 변경이 필요할 때 사용된다. → Could we change the time? I'd like to go over some issues before the meeting. Do you think you can com an hour early? (시간을 변경할 수 있으세요? 회의 전에 몇 가지 사항을 검토하고 싶은데요, 한 시간 전에 와 주실 수 있으세요?)
7. Let me know when you are in town. (이 쪽에 오시면 연락 주세요), 친한 사이에서 사용할 수 있는 표현이다. → Let me know if you're in town. We should get together sometime. (이쪽으로 나오시면 연락 주세요. 한 번 뵈어야지요)
8. What's the difference between here and there? (여기와 거기의 시차가 어떻게 되죠?), 주로 교신하는 미국 업체는 미국 동부에 있지만 담당자의 업무에 따라 동부에 그대로 있거나 LA 또는 시애틀과 같은 서부 지역으로 이동하는 경우도 많다. 우리나라를 기준으로, 동부와 서부 간의 시차가 다르기 때문에, 최근 화상 전화 회의 준비할 때 몇 차례 사용했던 표현이다. → Let me know what the time difference is between Daejeon and LA, and I will plan the Video Conference Call during your business hours. (대전과 LA의 시차를 알려 주시면, 그곳 근무시간 중으로 화상 회의 시간을 잡도록 하겠습니다)

상기의 표현들도 상황에 따라 조금씩 바꿔서 사용할 수 있다.

의외로 실제 회의보다는, 사전에 일정 조율하고 변경된 사항을 정리하는 게 더 번거롭고 신경이 많이 쓰였던 것 같다. 조금이라도 도움이 되었으면 한다.